Wie KI hilft Büroräume zu verkleinern

Die Auslastung der Büros in Deutschland sinkt, da das Homeoffice oder flexible Arbeitsmodelle für Arbeitnehmer immer attraktiver werden. Für die Chefetagen bedeutet dieser Trend auch Einsparungspotenzial. Doch wie können die Büros effizient genutzt werden? Die Antwort liegt in der Nutzung von KI und Technologie. Ein Paradebeispiel dafür ist die Zusammenarbeit mit Waldmann und dem Softwareunternehmen LIZ Smart Office. Durch Sensorik-Technologie können Umgebungsparameter analysiert und Büros intelligenter genutzt werden. So ermitteln Organisationen ihren Flächenbedarf in Echtzeit und passen die Bedürfnisse der Angestellten in Bezug auf Temperatur, Luftqualität und Geräuschpegel an. Dies führt nicht nur zu einer effizienteren Nutzung des Büros, sondern spart auch Energiekosten. In meinem Podcast erläutern Manuel Weber, Produktmanager bei Waldmann, und ich, Robert Dittrich, CEO von LIZ Smart Office, wie aus Sensoren und Software ein vollautomatisches Büronetz entsteht.

Der Trend zu flexiblen Arbeitszeitmodellen

Flexible Arbeitszeitmodelle haben sich längst in der Berufswelt etabliert und werden auch in Deutschland zunehmend beliebter. Über 40 Prozent der Angestellten arbeiten bereits vollständig oder teilweise remote, und die Tendenz ist steigend. Während Mitarbeiter von mehr Flexibilität profitieren, stehen Unternehmen vor neuen Herausforderungen. Eine aktuelle Analyse zeigt, dass die Auslastung der Büros um ein Drittel von etwa 60 Prozent auf rund 40 Prozent zurückgegangen ist. Selbst an stark frequentierten Tagen bleibt jeder zweite Arbeitsplatz unbesetzt.

Flexible Nutzung von Büroflächen

Die Wahl des Arbeitsortes variiert nicht nur von Mitarbeiter zu Mitarbeiter, sondern auch von Woche zu Woche. Dies kann dazu führen, dass Büroräume an einem Tag fast leer stehen und am nächsten die Arbeitsfläche nicht mehr ausreicht. Unsere Software bei LIZ Smart Office ermöglicht es Unternehmen, den Flächenbedarf flexibel anzupassen, basierend auf Sensordaten und KI. Umgebungsparameter werden gemessen und die Daten gesammelt, analysiert und interpretiert. So kann im größten Büro auf jede einzelne Person eingegangen werden, was die Motivation zur Rückkehr an den Arbeitsplatz stärkt und echten Mehrwert für Angestellte liefert. Manuel Weber erklärt, wie die Echtzeit-Messung der Raumauslastung und die datenbasierte Analyse datenschutzkonform gelingen.

Technologische Integration am Arbeitsplatz

Mit der zunehmenden Popularität von Remote Work steigt auch der Bedarf an Videokonferenz-Systemen und Online-Office-Lösungen. Selbst in Unternehmen mit Präsenzpflicht benötigen Mitarbeitende mal mehr, mal weniger Schreibtische, Konferenzräume oder andere Räumlichkeiten. Unterschiedliche Sensoren erfassen eine Vielzahl von Umgebungsparametern und bieten einen wertvollen Blick auf die tatsächliche Nutzung von Räumen. PIR-Sensoren erkennen Bewegungen, VOC-Sensoren erfassen die Luftqualität und Schallsensoren den Lautstärkepegel. Sobald ein Parameter außerhalb der festgelegten Grenzwerte liegt, informiert das System proaktiv. Intelligente Beleuchtungssysteme mit integrierter Sensorik optimieren die Energieeffizienz und reduzieren Betriebskosten. IoT-Technologie ermöglicht die Sammlung und Analyse der Nutzungsdaten in Echtzeit.

Virtuelle Zwillinge und KI: Die Zukunft der Büroplanung

Einige Unternehmen erfassen bereits ihre Arbeitsplatzauslastung, wissen aber nicht, wie sie die gesammelten Daten interpretieren sollen. Laut einer Studie schätzen 42 Prozent der Unternehmen die Nutzung ihrer Meetingräume als ineffizient ein. Bei LIZ Smart Office kombinieren wir Sensortechnologie mit unserer Software, um ein intelligentes Raumbelegungssystem zu schaffen. Diese Systeme nutzen Daten und KI, um den Belegungsstatus in Echtzeit zu überwachen und Räume automatisch freizugeben. Die Nutzung von digitalen Zwillingen ermöglicht es Unternehmen, verschiedene Szenarien zu simulieren und Veränderungen in Echtzeit zu beobachten. So können sie ihren Bedarf präzise bestimmen und ihre Arbeitsräume optimal anpassen.

Tech-Boost ohne Frust: Der perfekte Arbeitsplatz?

Die Umstellung auf neue technologische Tools bringt Herausforderungen mit sich. Viele Lösungen lassen sich nicht nahtlos in bestehende Systeme integrieren, was zu Frustration führt. 91 Prozent der Befragten bestätigen, dass vorhandene Tools nicht nahtlos eingesetzt werden können. Es war daher ein zentrales Anliegen für LIZ, eine Software zu entwickeln, die sich problemlos in bestehende Unternehmenssoftware wie Microsoft Teams integrieren lässt. Um den Datenschutz zu gewährleisten, speichern wir die Daten ausschließlich auf Servern in Europa. Ohne moderne Technologie wie Hightech-Sensoren wird das Büro schnell zu einem ungenutzten Raum. Daher ist es unerlässlich, in intelligente Systeme zu investieren, um den Arbeitsplatz der Zukunft effektiv zu gestalten.